【７割の中小企業が人手不足！】今すぐできる業務効率化とは？｜横浜市｜コンサルティング

2018年12月4日コラム人手不足業務効率化社会

はじめに、こちらの動画を御覧ください。（３分）

中小企業の73.7%が人手不足を感じ、経営面にも影響
独立行政法人中小企業基盤整備機構（以下、中小機構）が公開したこの動画。前半の上司視点の心暖まるストーリーから一転、後半は部下視点となり多くの会社員の気持ちを代弁しているとSNSで話題を呼びました。

この記事でお伝えしたいこと

人手不足の現状について
コストを掛けず、今すぐできる業務効率化とは？

人手不足の現状について

独立行政法人中小企業基盤整備機構動画より

中小企業経営者の73.7%が人手不足を感じ、経営面にも影響

中小機構が中小企業経営者など37,000社を対象に実施したアンケート（回答数1,067社）によれば、73.7%が人手不足を感じている
人手不足を感じている企業のうち、半数以上の52.8%は『人手不足は深刻』と回答
人手不足は「人材の採用難（75.6%）」や「売上減少（34.4%」、「商品・サービスの質の低下（30.3%）」、「利益減少（27.2%）」など経営面にも影響を及ぼしている

※出典：独立行政法人中小企業基盤整備機構 2017年5月8日発表資料より

アンケート結果から分かるように、多くの会社が人手不足の状態で経営に影響を及ぼす深刻な状況にあるようです。

では、人手不足に対して会社側はどのような対策を取っているのでしょうか？

人手不足対策のトップは「従業員の多能工化・兼任化」

対策実施の課題は「資金」と「業務効率化を実行できる人材がいない」

人手不足への対応トップ5は以下の通りです（複数回答）

従業員の多能工化・兼任化（75.6%）
業務の一部を外注化（39.3%）
残業を増加（35.0%）
業務プロセスの改善・工夫（33.5%）
賃金・処遇など採用条件の改善（27.5%）

対策を実施する上での課題トップ3は以下の通りです（複数回答）

資金（48.0%）
業務効率化を実行できる人材がいない（46.2%）
経営者・管理者層のノウハウ・知識（29.9%）

上記から、経営者の方は「業務効率化を実行したいが、そのための資金・人材に課題がある」と悩んでいる様子が伺えます。仕方なく今いる社員の方々に多能工化や残業の増加をお願いしているという状況のようです。また、「経営者・管理者層のノウハウ・知識」も課題の上位にあがっており、抜本的な対策を講じる人員や組織体制を社内に用意する事が困難なようです。

経営の方々に考えて頂きたいこと

多くの経営者の方々が資金・人材に悩みながらも『今できること』を実行されているものと思います。しかし、今のままでは冒頭の動画のように「いい加減気づけよ！」と社員が声をあげる日が来てしまうかもしれません。

中小機構は動画の最後で「ITツールの導入で会社と社員の負担を減らす」と締めくくっていますが、私は『ITはあくまで手段・道具』であり、ITを導入する前にやるべきことがあると考えます。その一つは、『トップダウンで業務を見直すこと』です。

ポイントは『やめる』『減らす』『かえる』

最初に考えるべきは『やめる』こと

業務をやめることにはお金も時間もかかりません。業務を見直し、「その業務はやめることができないか？」と客観的な視点で見直しをしましょう。

【やめる業務の例】

前任者から引き継ぎ、理由もわからず集計・ファイリングしている書類作成
提出をしているが、その後、何に使われているか分からない書類作成
誰がいつ利用しているのか知らないデータ更新作業
データで保管すればすぐ探せるのに？と誰でも思っている紙文書の保管

やめるメリットとデメリットを比較し、メリットが上回ればやめるましょう。

次に考えるべきは『減らす』こと

どうしてもやめることができない業務も、減らすことならできる場合はあります。

時間を減らす、回数を減らす、量を減らす等。

【減らす業務の例】

１人の業務量を減らす（業務の細分化）
承認者を減らす
報告内容を減らす

「やめる」場合と同様に、メリットが上回れば減らしましょう。

最後は『かえる』

やめられない、減らせない業務は「かえる」ことができないかを考えましょう。

変える、替える、換える、代える等。

【かえる業務の例】

社員が内製している業務を外注に替える
勤務形態を変える（リモートワーク、直行直帰を許可する）
パソコンを新しいものに換える
人手の業務をコンピュータ処理に代える

『かえる』場合も、メリットとデメリットを客観的に評価しましょう。

『やめる』『減らす』『かえる』のいずれも、客観的にメリットとデメリットを評価することが大切です。大事なのは客観的に評価することですが、自分のことは得てして自分では気づけないものです。そういうときは入社したばかりの人や社外の取引先などに聞いてみる。もしくは社外のコンサルに助けを借りることを検討してみるのも良いと思います。客観的な視点はもちろん、他社事例や代替手段も含めて検討ができるといったメリットも期待できます。

また、取り組みの進捗状況を社員の方々にも「見える化」することは重要です。以前、私が在籍しておりましたソフトバンクでは、バックオフィス部門が様々な業務の見直しについて社員から提案を受け付け、「やりましょう！」「できました！」と取り組みの受付・進捗状況を社員に見える化していました。

いま会社にいる社員のためにできることを

多くの会社にとって人手不足・採用難という状況は、裏を返せば働く人々にとって転職がしやすい状況といえます。言うまでもなく、会社を支え成長させてくれるのは「いま会社にいる社員の方々一人ひとり」です。

経営者の方々には現場の働き手の目線で、業務や職場環境の見直しに着手して頂ければと存じます。

おわりに

今回は中小機構の調査結果をもとに、人手不足の現状と対策についてご紹介しました。次回は人手不足の問題を解決し、会社の成長につなげた事例についてご紹介したいと思います。

尚、手前味噌ですが、弊社でも業務改善のコンサルティングサービスをご提供しております。お気軽にお問い合わせ下さい。

合同会社AllNewではIT関連サービスとしてコンサルティング、新規事業サポート、講演・研修サービスなどをご提供しております。各種サービスの詳細をご確認いただきましてご相談やご用命のお問い合わせを頂けますと幸いでございます。

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