【事例に学ぶ】中小企業の課題と解決策３選｜横浜市｜コンサルティング
中小企業の73.7%が人手不足を感じ、売上や利益減少など経営面にも影響が生じているといった調査結果もあります。今回は業務を見直し省力化の対策実行したことで成果を出した事例を参考に、人手不足に頭を悩ませる経営者の方々へのヒントをご提供したいと思います。
事例1：見積り、仕入れから売上管理を電子化し、競合とのシェアを逆転
【見直し前】
A社は多品種・小ロットの工業用金具を販売する企業。従来は電話やFAXによる見積り依頼に、手作業で対応していました。その後、メールや指定されたExcelに入力する形となったため、プリントアウトした一覧表に手作業で価格を記入し、再度Excelに入力して見積り回答を行っていました。発注量が増えるに連れ、業務量が膨大となり、単価間違いや納期遅延が発生するなど、業務の見直しが急務となっていました。
【見直し後】
営業プロセスで重要な、見積管理、仕入管理、在庫管理、出荷管理、売上管理を電子化。
- 見積回答システム ： 価格データベースを整備し見積回答を自動作成
- 受注管理システム ： 見積書と注文書をバーコードで突合
- 在庫管理システム ： バーコードを活用し在庫管理・出荷管理を省力化
これらにより、
- 見積回答が３日から数時間に短縮
- 見積回答のリードタイム短縮が顧客に評価され、競合とのシェアを逆転
- 受注状況が可視化された結果、顧客との営業交渉が改善
- 納期管理が可視化され、納期遅延がほぼゼロに
- リアルタイムの売上集計が可能
- 顧客の評価が上がり、顧客の関連企業に取引が拡大
といった効果が得られました。
【ポイント】
省力化に留まらず、可視化まで視野にいれることで、営業力強化にも繋ります。
事例2: 報告書作成を標準化・システム化することで、従業員の心理的負担を軽減し、モチベーションも向上
【見直し前】
B社は訪問介護事業を営んでおり、レセプト請求に必要な報告書をヘルパーが手書きで作成していました。手書きの報告書作成には時間がかかり、また記載レベルが人によってバラバラなため、手作業での修正なども発生し、大きな負担となっていました。
【見直し後】
訪問介護で提供するサービスを細分化し、システムに登録。利用者の状態に応じて必要なサービスを組み合わせた介護手順書を作成し、介護現場ではヘルパーがサービスを実施した／実施しなかったを選択するだけで、利用者の介護記録が蓄積されるシステムを構築。これにより、
- ヘルパーの事務処理時間が減少、心理的負担が軽減
- 研修やミーティングの時間がとれるようになり、モチベーションが向上
- 報告書の記述レベルが統一され、見える化が実現
などの効果が得られました。
【ポイント】
本来業務（介護サービスの提供）に集中できる環境を作ることで、従業員のモチベーション向上にもつながります。
事例3: 出退勤管理を電子化することで、月次の事務処理を半減
【見直し前】
C社は製造小売を営み、複数店舗を運営。勤怠管理は各店舗で紙管理となっており、月次の給与計算時には手作業で集計が必要となっていました。
【見直し後】
勤怠管理、給与計算を行うクラウドサービスを導入し、月次の勤怠集計、給与計算を自動化しました。これにより、以前は1週間かかっていた事務作業を3日に半減することができました。
【ポイント】
勤怠管理や給与計算などは、すぐに効率化できる業務です。クラウド型の勤怠管理・給与計算なら短期間低コストで導入することができます。
おわりに
今回は事例をもとに、業務の見直しや省力化の事例についてご紹介しました。コスト削減だけでなく、営業力強化やモチベーション向上などにも繋げることが可能です。これまでのやり方を見直すことで単純作業を減らし、付加価値の高い業務や創造性が求められる業務に従業員の稼働をシフトすることで、企業の発展につながるものと考えております。
尚、手前味噌ですが、弊社でも業務改善のコンサルティングサービスをご提供しております。初回ご相談は無料です。お気軽にお問い合わせ下さい。
合同会社AllNewではIT関連サービスとしてコンサルティング、新規事業サポート、講演・研修サービスなどをご提供しております。各種サービスの詳細をご確認いただきましてご相談やご用命のお問い合わせを頂けますと幸いでございます。
